Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Shipaholics e. U., Inh. Alexander Grabner
Breitwögerstraße 20, 4111 Walding
Telefon: +43 678 782 1668 · E-Mail: ahoi@shipaholics.at
Websites: www.shipaholics.at und lernen.shipaholics.at

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit es für die Anmeldung, die Ausbildung, die Prüfungsanmeldung, die Abrechnung und den sicheren Betrieb unserer Websites erforderlich ist, oder soweit Sie eingewilligt haben. Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt, ausgenommen Punkt 11 Feedback-Formulare.

3. Kursbuchung, Kundenkonto und Zahlung

Zweck: Abschluss und Abwicklung Ihres Ausbildungsvertrags, Anlage Ihres Zugangs zum Lernportal, Zahlungsabwicklung und Rechnungslegung.

Daten:

  • Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional)
  • je nach Kurs weitere Angaben aus dem Anmeldeformular (z. B. Geburtsdatum, Anschrift, Zusatzleistungen)
  • Rechnungsanschrift, Firma und UID (optional), abweichende Rechnungsempfänger:in
  • Gruppenzugehörigkeit (Gruppencode)
  • Nachweis Ihrer Zustimmung zu AGB und Hinweisen (Zeitpunkt, IP-Adresse, akzeptierte Texte)
  • Zahlungsstatus, Zahlungskennung, Rechnungsbetrag, Zugangszeitraum

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Für Rechnungsangaben und deren Aufbewahrung gilt die rechtliche Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm § 11 UStG und § 132 BAO).

Zahlungsabwicklung: Die Zahlung erfolgt über Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Mollie verarbeitet die Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher, es gilt dessen Datenschutzerklärung. Ihre Rechnungsanschrift übermitteln wir nicht an Mollie.

Speicherdauer:

  • Ihr Benutzerkonto wird nach Ablauf des Zugangs automatisch gelöscht. Bei Buchung eines Ausbildungspakets läuft der Zugang für die Dauer des Ausbildungsvertrags, bei alleiniger Buchung des Lernportals 30 Tage ab Freischaltung.
  • Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir 7 Jahre auf (§ 132 BAO).

4. Gutscheinkauf

Zweck: Abwicklung des Gutscheinkaufs, Rechnungslegung, Ausstellung, Versand und Einlösung des Gutscheins. Für den Gutscheinkauf wird kein Benutzerkonto angelegt.

Daten:

  • Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse
  • optional Rechnungsanschrift, Firma, UID und Rechnungs-E-Mail
  • Angaben im Gutscheinformular (z. B. Name der beschenkten Person, Widmung)
  • Zustimmungsnachweis
  • Gutscheincode, Art, Wert und Gültigkeit des Gutscheins, Zahlungskennung, Rechnungsnummer, eingelöste Beträge

Das Gutschein-PDF enthält nur den Code.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Für die Rechnung gilt die rechtliche Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm § 11 UStG und § 132 BAO).

Empfänger: Mollie (siehe Punkt 3). Brevo (siehe Punkt 7) nur, soweit ein Newsletter oder ein Kundenkontakt eingerichtet ist.

Speicherdauer:

  • Rechnungsdaten 7 Jahre (§ 132 BAO)
  • Gutscheindaten bis zum Ende der Gutscheingültigkeit bzw. bis zur Einlösung
  • nicht abgeschlossene Bestellungen spätestens nach 30 Tagen

5. Lernplattform (lernen.shipaholics.at)

Zweck: Bereitstellung der Online-Kurse, Anzeige Ihres Lernfortschritts und Ihrer Prüfungsergebnisse im Lernportal, Bereitstellung Ihrer Dokumente.

Daten: Benutzerkennung, E-Mail-Adresse, Anzeigename, Lernfortschritt je Modul, Ergebnisse der Übungsprüfungen (bestanden/nicht bestanden, Zeitpunkt), für Sie erstellte Dokumente (z. B. Antragsformulare, Bestätigungen, Gebührenbelege).

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO).

Speicherdauer: Mit Löschung Ihres Benutzerkontos (siehe Punkt 3). Auf Ihren Wunsch löschen wir auch früher.

Anmeldeschutz: Zum Schutz vor Angriffen begrenzen wir die Anzahl der Anmeldeversuche. Dafür verarbeiten wir Ihre IP-Adresse ausschließlich in gehashter Form und nur für wenige Sekunden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

6. Kurs- und Terminverwaltung, Prüfungsanmeldung

Zweck:

  • Verwaltung Ihrer Kurs-, Praxis- und Prüfungstermine (einschließlich Warteliste und Anwesenheit)
  • Organisation der Ausbildung
  • Anmeldung zur Prüfung
  • Erstellung von Bestätigungen, insbesondere Fahrpraxisbestätigungen für spätere Prüfungsantritte

Daten:

  • Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit
  • gebuchte Termine, Buchungsstatus, Anwesenheit
  • kursbezogene Angaben und Vermerke

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Für die Aufbewahrung zum Nachweis absolvierter Praxistermine.

Empfänger:

  • die zuständige Prüfungsbehörde (Amt der Oberösterreichischen Landesregierung) zur Prüfungsanmeldung, im dafür erforderlichen Umfang
  • Sail Austria
  • der deutsche DSV (UBI und SRC Funkprüfung)

Die Verarbeitung erfolgt in unserer eigenen Datenbank auf unserem Server.

Speicherdauer:

  • Stammdaten sowie stattgefundene Buchungen bewahren wir auf, solange Sie Nachweise über absolvierte Ausbildungsteile (z. B. Fahrpraxisbestätigungen) benötigen können. Auf Ihren Antrag löschen bzw. anonymisieren wir diese Daten jederzeit. Danach können wir allerdings keine Bestätigungen mehr ausstellen.
  • Stornierte Buchungen, Wartelisteneinträge und Protokolle bewahren wir mindestens ein Kalenderjahr auf und löschen sie danach.

Automatisierte Abläufe: Zugänge und Rollen im Lernportal sowie Buchungsregeln (z. B. Kapazitäten) werden automatisiert nach Ihrem Buchungsstand gesetzt. Abweisungen können von unserem Kursteam überprüft und übersteuert werden. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art 22 DSGVO findet nicht statt.

Terminabonnement: Für die interne Kursplanung nutzen wir Kalender-Abonnements. Diese enthalten höchstens den Vornamen und den ersten Buchstaben des Nachnamens der gebuchten Teilnehmer:innen und werden über den Kalenderdienst des Betreibers (Apple bzw. Google) bereitgestellt.

7. E-Mail-Kommunikation und Newsletter

Anbieter: Wir versenden E-Mails über Brevo SAS, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Frankreich (Server in der EU). Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Kursbezogene E-Mails (Bestätigungen, Rechnungen, Termin- und Kurserinnerungen): Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO).

Newsletter und Werbe-E-Mails: Diese versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO). Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail abmelden. Nach der Abmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, damit Sie keine Werbung mehr erhalten.

Erfolgsmessung: In unseren E-Mails messen wir Öffnungen und Klicks. Dabei werden Zeitpunkt und IP-Adresse verarbeitet.

Speicherdauer: Kontaktdaten bis zum Wegfall des Zwecks bzw. bis zur Abmeldung. Allgemeine E-Mail-Korrespondenz bis zu 5 Jahre.

8. KI-Lernassistent („Lernbuddy”)

Zweck: Beantwortung von Fragen zu den Kursinhalten im eingeloggten Bereich des Lernportals. Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten ein.

Daten: Chatverlauf (Fragen und Antworten), Sitzungskennung, Zeitstempel. Name und E-Mail-Adresse werden im Chat nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Die Auswertung der Chatverläufe zur Qualitätsverbesserung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

Auftragsverarbeiter: Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Azure OpenAI Service, Rechenzentren in Schweden und der Schweiz). Die Chat-Infrastruktur betreiben wir selbst auf unserem Server.

Speicherdauer: Chatverläufe werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

9. Hosting, Server-Logs und Sicherheit

Hosting: Unsere Websites und Datenbanken betreiben wir auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland (Rechenzentrum in der EU). DNS und E-Mail-Postfächer betreibt World4you Internet Services GmbH, Linz. Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.

Server-Logs: Beim Aufruf unserer Websites verarbeiten wir IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Statuscode, Browserkennung und Referrer. Zweck ist der sichere und stabile Betrieb, einschließlich der automatischen, vorübergehenden Sperre auffälliger IP-Adressen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die Logs werden nach 30 Tagen gelöscht.

Datensicherung: Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir regelmäßige Sicherungen. Daten, die im laufenden System gelöscht wurden, bleiben bis zur Rotation der Sicherungen erhalten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse sowie Art 32 DSGVO.

10. Cookies

Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) bzw. § 165 Abs 3 TKG 2021.

Eingebettete Inhalte: Inhalte anderer Websites (z. B. Videos) verhalten sich so, als hätten Sie die andere Website besucht. Diese Anbieter können Daten über Sie erheben.

11. Feedback-Formulare

Für Feedback zu Lernportal und Praxistag verlinken wir Formulare von Google Forms (Google Ireland Ltd.). Die Teilnahme ist freiwillig.

Für externe Formulare von Sail Austria für Prüfungsdokumente & Abwicklung ist Sail Austria eigenständig verantwortlich.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch (Art 15 bis 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch erheben, gegen Direktwerbung jederzeit.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) bleiben von einem Löschantrag unberührt.

Anfragen richten Sie bitte an: ahoi@shipaholics.at

Beschwerderecht: Sie können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at

Stand: 23.10.2026